Ce înseamnă autorizarea codurilor CAEN?

Baza de funcţionare a unei societăţi comerciale este actul constitutiv al acesteia însă cel mai important capitol este reprezentant de obiectul principal de activitate al societăţii, precum și de obiectul secundar de activitate.

În cadrul obiectelor de activitate ale societăţii sunt prevăzute domeniul principal de activitate, activitatea principală a acesteia, precum şi activităţile secundare. Toate acestea sunt catalogate sub forma unor coduri (clase) CAEN, care înseamnă Clasificarea Activităţilor din Economia Naţională. O societate comercială poate avea o singură activitate principală, însă poate avea nenumărate activităţi secundare. În general, autorizarea acestor coduri CAEN prespune că societatea respectivă poate desfăşura în mod legal acele activităţi economice care figurează pe CUI-ul societăţii (codul unic de identificare) şi în baza de date a ONRC (Oficiul Naţional al Registrului Comerţului) şi pentru care societatea a fost autorizată să funcţioneze.

Autorizarea acestor coduri CAEN se poate face fie la sediul social al societăţii, fie în afara sediului social: la punctul de lucru al societăţii sau la terţi. Pentru a se putea realiza acest aspect, încă de la înregistrarea societăţii comerciale la Registrul Comerţului este necesar să se depună pe lângă cererea de înregistrare şi celelalte acte aferente şi o declaraţie pe propria răspundere cu acele coduri CAEN pe care doreşte să le autorizeze şi pentru care declara că îndeplineşte condiţiile legale de funcţionare. Aceste menţiuni sunt stipulate într-un certificat constatator, care dovedeşte inclusiv organelor fiscale că persoana juridică respectivă îndeplineşte condiţiile de funcţionare pentru acele coduri CAEN autorizate. Trebuie avut în vedere că nu toate societăţile comerciale pot autoriza anumite coduri CAEN (în special cele legate de domeniul armelor şi muniţiilor, a materialelor radioactive, etc) necesitând aprobări şi autorizări separate pentru a putea fi legal realizate.

În situația în care un cod CAEN nu a fost autorizat de la înființare, iar activitatea companiei se dezvoltă, atunci codul sau codurile CAEN pot fi autorizate ulterior. În cazul în care codurile CAEN nu sunt autorizate, atunci se consideră că activitatea companiei este practic neautorizată, în sensul în care firma nu poate factura activitățile specifice acelui cod sau coduri CAEN, apărând astfel probleme de natură juridică și contabilă.